エクセルの「データの入力規則」の使い方~入力できる日付を限定する

他の人に伝票や集計表の元データを入力してもらう際、うっかり間違った入力をされていないか、チェックする作業は時間がかかります。
もしも入力ミスがあった場合、データを入力した人に修正を依頼して、修正してもらうのを待つ間、仕事が次に進められなくなってしまいます。
たとえば、下の表のように、受注日より引き渡し日が先になっているとか、ありえない入力があった場合。
日付が変だとしても、一見するだけでは気づきにくいですから、そもそも入力する段階で変なデータ入力を防止しておけるといいですよね。
データのチェック作業、修正作業、再チェックと、データの確認作業のためにかなりの時間を費やしているのであれば、「データの入力規則」の使い方を覚えることで、作業時間を大きく短縮することができます。
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「データの入力規則」で入力できる日付を限定する

データの入力規則を設定してみましょう。
データ入力にルールを設定したいセルを選択した状態で、「データの入力規則」を設定します。
(下の表であれば、G列にルールを設定したいので、G列全体が選択されています)
「データ」タブから、「区切り位置」と書いてあるボタンの右下にあるボタンを押すと、データの入力規則を設定することができます。
今回は、「G列の日付がF列の日付以降でないと入力できない」というルールを設定します。
  • [入力値の種類(A)]は日付に
  • [データ(D)]は「次の値以上」に
  • [開始日]は「引き渡し日」列のアクティブセルと対応する受注日のセル(=F1)に
上記の設定をしたら、OKをクリックします。
この状態で、G列にF列の日付より前の日付を入れようとすると、「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。」というエラーメッセージが表示され、入力することができなくなりました。
なお、F列よりも後の日付を入れると、問題なく入力できます。
これで、入力ミスによるチェック作業をする手間が省けますね!

エラーメッセージのスタイル「注意」なら警告は出るけど入力は可能

基本的にエラーだけど、なんらかの事情で異常値を入力してもらう必要があるケースというのも、実務においてはあり得ると思います。
その場合、エラーメッセージのスタイルをデフォルトの「停止」ではなく「注意」にしてあげましょう。
異常値を入力した場合、警告は出るけど入力は可能になります。
エラーメッセージのスタイルを変えたい場合、先ほど開いていた「データの入力規則」のダイアログボックスから、「エラーメッセージ」のタブを開くことで変更できます。
「注意」を選択してOKをクリックします。
この状態で、G列にF列の日付より前の日付を入れようとすると、エラーメッセージが表示されますが、「はい」のボタンを押すことで入力を行うことができます。
「いいえ」や「キャンセル」を押せば入力を止めることができますので、注意喚起するだけで十分な場合は、エラー時の処理を「停止」ではなく「注意」にしておきましょう。

入力規則のエラーメッセージを変更することもできる

データの入力規則のエラーメッセージは、デフォルトでは「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。」になっており、何が原因でエラーが出ているのか伝わりにくいです。
エラーメッセージは任意で変更することができるので、エクセルの使用者に、入力内容のなにがおかしいのか教えてあげることができます。
エラーメッセ―ジの変え方は、さっき使った画面の右側、「タイトル」と「エラーメッセージ」の入力欄に入力することで変更できます。
エラー内容を教えてあげて注意喚起することで、事務ミスを防止しましょう。

まとめ

余計な仕事のために時間を使うのはもったいないです。
同僚などの事務ミスも防止することで、チェック作業にかかる自分の時間を節約して、仕事の効率を下げないように工夫しましょう。